Servicio / CRM y automatización
De cinco herramientas desconectadas a un solo sistema operando.
Tomamos el sistema de reservas, el formulario de contacto, la herramienta de email, la bandeja de WhatsApp y la hoja de cálculo -- y los conectamos. Cada lead en una sola línea de tiempo. Cada cliente en un solo registro. Cada consulta enrutada automáticamente. Vos sos dueño de la cuenta desde el día uno y la conservás para siempre.
Qué significa unificar el CRM, en concreto.
La mayoría de empresas en Costa Rica corre su marketing y sus ventas con tres o cuatro herramientas que no se hablan entre sí. El sistema de reservas tiene las reservaciones. El formulario de contacto deja mensajes en una bandeja compartida. La herramienta de email envía el boletín. WhatsApp es donde realmente pasan las conversaciones. Y el conocimiento del equipo -- el cumpleaños del cliente, sus preferencias alimenticias, las notas de la visita anterior -- vive en la cabeza de alguien.
Unificar el CRM es el trabajo de juntar esos hilos en un solo lugar. Un CRM real te da una sola línea de tiempo por contacto: cada formulario que llenaron, cada email que abrieron, cada reserva que hicieron, cada respuesta de WhatsApp, cada campaña en la que entraron, ordenado y fechado. Una vez que esa línea existe, todo lo demás se simplifica. El reporte se vuelve real. La segmentación de email se vuelve real. El lead scoring se vuelve real. El equipo deja de preguntarse '¿quién era esta persona, otra vez?'
Por qué la mayoría de stacks queda rota.
Cada mes nos toca conocer empresas que tienen las herramientas correctas y un stack que igual no funciona. Las razones se repiten.
- Cada herramienta se compró para un solo problema. Nadie diseñó el modelo de datos de extremo a extremo.
- Una agencia lo configuró hace seis meses y después desapareció. La implementación se pudrió -- no por abandono, sino por cambios que nadie le avisó al sistema.
- El equipo es dueño del día a día, pero nadie es dueño de las integraciones. Cuando el campo del sistema de reservas cambió de nombre, el Zap se rompió y nadie lo notó en dos semanas.
- El lead scoring vive en un documento en Notion en vez de en el CRM, así que el ejecutivo de ventas hace cuentas en su cabeza cada mañana.
- El CRM tiene 12,000 contactos, de los cuales unos 4,000 son duplicados y 3,000 nunca abrieron un email. Los reportes están sesgados por inactivos silenciosos.
Qué construimos.
Cada proyecto empieza con la misma pregunta: ¿de dónde viene un lead realmente, y qué tiene que pasarle después? Una vez mapeado ese viaje, configuramos el CRM para reflejarlo.
- Configuración o reconstrucción del CRM -- pipelines, etapas de deal, propiedades de lifecycle, propiedades de contacto alineadas a tu viaje de compra
- Migración de base de datos con deduplicación, segmentación, mapeo de etiquetas y verificación de consentimiento
- Reglas de lead scoring afinadas a tu calendario de reservas (un lead a tres semanas no es un lead a dos días)
- Secuencias de email del lifecycle -- bienvenida, post-estadía, reactivación, cumpleaños, win-back, recuperación de consulta abandonada
- Automatización de operaciones diarias -- briefings de WhatsApp cada mañana, alertas de plataformas de reseña, follow-ups de consultas abandonadas
- Integraciones de formulario en cada sitio y landing page, con la atribución de primer toque preservada
- Reglas de enrutamiento para que los leads caigan automáticamente con la persona correcta (ventas, concierge, escalación)
- Tableros internos construidos alrededor de las métricas que realmente mueven reservas -- no gráficos de vanidad
- Documentación para que tu equipo pueda operar el sistema sin nosotros
Plataformas con las que trabajamos.
Cómo corremos un proyecto de CRM.
Nuestros proyectos corren con un default de 12 meses. Los primeros 90 días son de configuración. Los siguientes 90 son de afinación. Del mes 7 en adelante es donde empieza el compounding. Esto es lo que se ve en cada fase para una construcción de CRM.
- 01
Discovery y auditoría
Semanas 1 a 3Documentamos tu stack actual -- cada herramienta, cada integración, cada lugar donde vive información. Entrevistamos a la gente de ventas y de operaciones. Sacamos la base de datos existente y auditamos su salud: tasa de duplicados, de opt-in, de actividad reciente, splits por país y por idioma. La salida es una evaluación escrita de qué conservar, qué fusionar y qué retirar.
- 02
Arquitectura y plan de migración
Semanas 3 a 5Diseñamos el nuevo modelo de datos -- las etapas de lifecycle, los pipelines de deal, las propiedades de contacto, las banderas de consentimiento, las atribuciones de origen. Mapeamos cada campo de cada sistema viejo al nuevo. Vos firmás el modelo antes de que toquemos un solo registro.
- 03
Configuración y migración
Semanas 5 a 9Construimos el CRM en sandbox primero. Migramos una muestra, validamos cada campo y después hacemos el cutover. Tu equipo revisa el ambiente de producción antes de que cualquier automatización entre en vivo. Los sistemas viejos quedan en modo lectura por 90 días como red de seguridad.
- 04
Rollout de automatizaciones
Semanas 9 a 13Encendemos las automatizaciones de a una, observando los primeros doce contactos por cada flujo. Bienvenida primero. Follow-up post-consulta segundo. Lead scoring tercero. Cumpleaños y win-back al final. Cada rollout tiene un kill switch y una ventana de observación de 48 horas.
- 05
Reportes y handover de operaciones
Semanas 13 a 16Construimos los tableros que tu director realmente abre los lunes en la mañana. Capacitamos a tu lead de ventas, tu lead de marketing y tu manager de operaciones. Documentamos todo en un runbook escrito. Para el final de la semana 16 tu equipo puede operar el sistema sin nosotros en la sala.
- 06
Optimización continua
Meses 5 a 12+Afinación mensual de automatizaciones, revisiones de segmentación, monitoreo de deliverability y revisiones trimestrales con la dirección. El marketing compone cuando el CRM sigue aprendiendo -- nuestro trabajo es asegurar que así sea.
Qué cambia cuando ya está corriendo.
Un CRM funcionando no genera ingresos por sí solo -- pero hace que todo lo demás genere más. Los numbers que solemos citar de proyectos previos incluyen un 30 a 60 por ciento de aumento en tasas de engagement de email tras la limpieza de la base, una mejora de 2 a 5x en velocidad lead-to-cliente una vez que el enrutamiento y las secuencias de follow-up están en vivo, y una caída medible en 'fugas' (consultas que se enfrían simplemente porque nadie respondió a tiempo).
- Una sola línea de tiempo por contacto -- ya nadie consulta tres apps al mismo tiempo
- Reglas de enrutamiento para que ninguna consulta quede sin atención más de dos horas hábiles
- Reportes que conectan campañas con cierres reales, no con impresiones
- Base más limpia, menores tasas de bounce, mejor deliverability
- Briefings diarios de WhatsApp para que la dirección empiece el día con el contexto correcto
- Sistemas documentados que tu equipo puede operar cuando no estamos en la sala
Cómo cobramos el trabajo de CRM.
La unificación de CRM está incluida en nuestros tiers de retainer Growth y Premium como parte del trabajo mensual -- recibís la construcción del CRM más la optimización continua más redes, contenido y reportes. Para migraciones puntuales o reconstrucciones ofrecemos un proyecto a precio fijo desde $1,500. Las suscripciones de software (HubSpot, Zapier, Make, etc.) se facturan directamente por la plataforma a vos para que conserves la propiedad y nosotros nunca le metamos un margen.
Ver inversionPreguntas frecuentes sobre CRM.
- ¿Voy a ser dueño de la cuenta del CRM cuando terminemos?
- Sí. La cuenta del CRM está a tu nombre, con tu facturación, con tu equipo como administradores. Nuestro acceso entra como un usuario nuestro que vos podés revocar en cualquier momento. Si mañana dejamos de trabajar juntos, el sistema sigue corriendo igual.
- ¿Pueden migrar desde un CRM que ya tenemos?
- Sí. Las migraciones comunes incluyen HubSpot a HubSpot (replatforms o deduplicaciones), hoja de cálculo a HubSpot, una instancia vieja de Salesforce a una construcción limpia y moderna, o Zoho/Pipedrive hacia HubSpot. Tenemos un playbook de migración definido y una red de seguridad de 90 días en modo lectura sobre el sistema viejo.
- ¿Cobran porcentaje sobre los contratos que se cierran en el CRM?
- Nunca. Cobramos un retainer mensual fijo. Tu CRM, tus datos, tus reservas, tus ingresos. Nuestros incentivos quedan limpios.
- ¿Cuánto tarda el ROI?
- La limpieza de base y la automatización de lifecycle suelen pagarse a sí mismas en 60 a 90 días por reducción de churn y ciclos de lead más rápidos. El lead scoring y la atribución completa toman más tiempo -- típicamente al mes 6 ya tenés suficientes datos para ver qué canales realmente generan reservas, que es cuando los presupuestos dejan de ser corazonadas.
- ¿Hacen trabajo de un solo canal, como solo email?
- Casi nunca. CRM es un sistema, no un entregable. Email aislado o formularios aislados funcionan -- por un rato -- pero se descomponen rápido sin el resto del loop. Donde mejor trabajamos es en proyectos donde corremos el sistema completo. Si necesitás algo más estrecho, nuestro retainer Starter cubre un solo canal por un año.
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